中小企業のDX、3か月で変わったこと｜note記事を更新しました
※この記事はnoteから引用しています。
みなさんこんにちは！中小企業診断士のよこたです。
以前、私の勤務先で取り組んでいる「中小企業のDX化のリアル」を記事にしたところ、多くの反響をいただきました。
（前回の記事はこちら↓）
その後、8月から本格的にDX実践人材リスキリング事業が始まり、3か月の間にいくつかの変化が起きました。大きなシステム導入をしなくても、社員の意識やチームの動き方が少し変わるだけで、確実に前へ進み始めています。
今回は、DXに初めて取り組む中小企業で実際に起きた「小さな変化」と「これからの課題」を紹介します！
問い合わせ管理の見える化
私の会社は特注品を得意とする製造業。月々のお問い合わせ件数はそこまで多くなく、付き合いの長いお客さんに向けて、数か月かけて1つの納品物を作ることもあります。
長年このスタイルでやってきたためか、SFA/CRM（営業支援ツール）は何も整備されておらず、HPからのお問い合わせの管理も杜撰でした。
代表メールに届いても、「誰が担当するのか曖昧」「対応状況が分からない」「メールが埋もれてフォロー漏れが起きる」という、小さな“モヤモヤ”が積み重なっていました。
そこで、HPからの問い合わせを自動でスプレッドシートに転記し、対応状況を管理する仕組みを構築しました。その結果、担当者やステータスが一目でわかるようになり、連絡漏れがなくなりました。
派手なDXではないけれど、現場のストレスを減らす最初の一歩になったと感じています。
勤怠管理と休暇申請がアプリ化へ
次に大きく動いたのが、勤怠関連のデジタル化です。
うちの会社は創業50年以上で、勤怠管理は今でも“紙文化”のままです。紙のタイムカードを使っているし、休暇申請や残業申請も紙。それを事務が集計して、経理が会計ソフトに手入力するという、DXからはほど遠い状態です。
しかし、社内のカレンダーがOutlookへ移行するタイミングで、若手エンジニアが勤怠管理アプリと休暇申請アプリをPower Appsで自作してくれることになったんです。
これまで何度か市販の勤怠アプリの導入を検討してきましたが（絶対市販品の方が使いやすいと思います）、金銭面からなかなかゴーサインが出ないうちの会社…。まずは社員が作ったアプリで試してみようということになりました。
運用整備はこれからですが、全社員が関わる領域をデジタル化できるのは大きな前進です。
社内で改善アイデアが次々と出てくる
3か月取り組んでみて一番大きな変化は、社内の空気が変わったことです。
DXリスキリングプログラムを受講している2名を中心に、社内で自然と「次は〇〇を改善しよう」とデジタル化・DX化の話が出るようになりました。
HPのお問い合わせ管理や勤怠管理に続いて、「型番登録を自動化できないか」「部品調達と在庫を連動させたい」「受注台帳を統合させたい」など、プログラムを受講していない社員からも業務改善のアイデアが次々とあがっています。
きっと、多くの社員が日頃から「もっと便利になると良いのに」と思っていたものの、それを言い出すきっかけがなかっただけなのだと思います。
DXはツール導入ではなく、“改善を話しやすい空気づくり”から始まるのだと実感しています。
Udemy Businessで学んだことが実務に直結
今回のリスキリングプログラムで予想以上に役立っているのが、Udemy Businessです。なんと、受講期間中は無料で受け放題なんです！
私はIT職ではなくExcelにすら苦手意識がありましたが、講座を見ながら手を動かしてさっそく実務に活かせています。
これまでに実践したのは、資金調達・支払いスケジュール表の改善、輸入品の見積書の自動化、データ管理の効率化など。学ぶきっかけがあるだけで、こんなにも改善できることがあったのか！と実感しています。
さらに、マーケティング、プロジェクト管理、データ分析など幅広い講座が受けられるので、プログラム終了までにできる限り吸収したいと思っています。
DXの課題は、世代間ギャップ
最後に、課題についても触れておきます。
うちの会社は30代〜80代まで働く多世代の職場で、ITやDXへの距離感には大きな差があります。新しいツールを歓迎する人もいれば、メールすらほとんど確認しない人もいるなど、反応はさまざまです。
30〜40代や技術職の社員はDX化に抵抗がなく、すぐに順応できる。一方、長年のやり方に慣れてしまった社員は変化を嫌い、慣れるのにも時間がかかる。そのため、「これまでと変わることで、どんな効果があるのか」をしっかり説明することが大事です。
ただ、この3か月で感じたのは「ルールが明確であれば、意外とみんなきちんと守ってくれる」ということでした。
お問い合わせ管理など「効果がわかりやすいもの」や、勤怠・カレンダーなど「全員が使うもの」から整えて、小さな成功体験を積み重ねることで、少しずつ前に進んでいきたいと思います。
まとめ
今回の3か月で感じたのは、小さな行動がきっかけになって社内の空気が変わるということです。
全てを一気に変える必要はなくて、まずは効果が見えやすいところから。そして社員全員が関わる領域へ。小さな成功体験があると、次の改善のアイデアが出てきます。
小さな会社でも、“できるところから始めてみる”ことが、DXの第一歩なのだと思います。
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